Der JET WP DocumentServer ist ein zentrales
Tool zur Dokumentenverwaltung, das offen für die Integration mit
unterschiedlichsten Anwendungen zur Verfügung steht. Der JET
WP DocumentServer ermöglicht sowohl alle internen und externen Office-Dokumente,
CAD-Pläne etc. inklusive eMails und deren Attachments als auch eingescannte
Dokumente zu einem Akt zusammenzuführen, zu recherchieren und zu
archivieren.
Der JET WP DocumentServer ist auch offen für
die Integration mit ERP-, CRM- oder sonstigen Anwendungen und ein zentraler
Baustein eines unternehmensübergreifenden ECM (Enterprise Content
Management). Die Sicht auf die Daten bzw. Dokumente kann aus den unterschiedlichsten
Applikationen und aus einem beliebigen Kontext erfolgen. Trotzdem ist
es immer dieselbe, nur einmal gespeicherte Datenbasis. So ist z.B. die
Sicht auf eine Rechnung aus der Fibu mit dem Konto und den für den
Buchhalter relevanten Schlagworten verknüpft und aus Sicht des Kundenaktes
in einen CRM-Kontext eingebettet.
Ein ganz wesentliches Feature des JET WP DocumentServer
ist die volle Integration mit Microsoft Office und Outlook. So werden
z.B. direkt aus dem CRM-Kontakt Dokumente auf Basis beliebiger Vorlagen
für z.B. Briefe, Offerte, etc. angestoßen und in der CRM-Datenbank
gespeichert. Bei eingehenden Dokumenten, z.B. bei Erhalt eines eMails,
entscheidet der Anwender, ob dieses aus Gründen der Geschäftsrelevanz
zu einem Kundenakt gespeichert werden soll. Wenn ja, wird aufgrund der
Absender-Adresse der richtige CRM-Kontakt vorgeschlagen und das Dokument
automatisch beschlagwortet.
Anwendungsbeispiele:
Kundenakte-Auftragsakte-Projektakte: Verwaltung
sämtlicher Dokumente wie Anfragen, Offerte, der gesamte nachfolgende
interne und externe Schriftverkehr, eMails, dazugehörige Pläne
und Skizzen, Lieferscheine, Rechnungen, etc.
Belegarchivierung von Dokumenten die im ERP-System
z.B. in JET ORBIT erstellten wurden, wie z.B.
Rechnungen - bei elektronischer Rechnungslegung gesetzlich gefordert
vom Empfänger unterschriebene Lieferscheine
Auftragsbestätigungen
Einkaufsdokumentation mit Preisanfragen bzw. Ausschreibungen,
Angebote, Auftrag, Schriftverkehr, Lieferscheine, Rechnung
Produktunterlagen mit Kalkulation, Preisinformationen,
Qualitiätszertifikate, Zeichnungen, Genehmigungen, Zertifikate
Vertragsakte mit Schriftverkehr, Verträge,
Polizzen, Bescheide
Versionsführung von Dokumenten in Abhängigkeit vom Dokumententyp
mit unterschiedlichsten Ausprägungen. (z.B. jede Veränderung,
Original bleibt bestehen und letzte Version, etc.). Versionen können
auch individuell im Bedarfsfall angestoßen und kommentiert werden.
Indizierung/Beschlagwortung
Abhängig vom Dokumententyp (z.B. Offert, Brief, Polizze,
Faktura, etc.)
Automatische oder manuelle Indizierung möglich (z.B. XML,
View's)
Erweiterte integrierte Indizierung mit Direktzugriff auf Originaldaten
nach denen direkt recherchiert werden kann. Suche z.B. über
die Kontobezeichnung über Applikationsgrenzen (FIBU, ERP) hinaus,
ohne redundante Verspeicherung.
Hierarchische Beschlagwortungsstruktur. Damit werden auch Index-Elemente
mit 1:n ermöglicht (z.B. Faktura – Lieferschein(e)
Mächtige Recherche-Funktionalität
Auf Kontext-Ebene (Kunde, Lieferant, Projekt, Auftrag, Produkt
etc.)
Auf Dokumententyp-Ebene
individuelle Suchkriterien/-schemata auf User-Ebene mit Speicherung
der Rechercheanfragen – userfreundliches Interface!
Auf Aktivitätenebene, d.h. z.B. über den Status der
Erledigung.
Ablage der Dokumente systemunterstützt bzw. auch vom Dokumententyp
fixierter Ablageort, z.B. eMail: Vorschlag Ablageort auf Grund der Absender-Adresse
sales@datasystems.at)
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