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JET FIBU Scan

Mit dem JET FIBU-Modul JET FIBU Scan werden alle Ablage- und Rechercheanforderungen einer Buchhaltung äußerst praxisnah gelöst.
JET FIBU Scan passt sich darüberhinaus flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Und das kann JET FIBU Scan:

Scannen und automatisches Beschlagworten

Bei der Variante "Frühes Scannen" werden alle eingehenden Belege wie Rechnungen, Bankauszüge, etc. mit einem Barcode (Etikett) versehen und eingescannt. Dieser Barcode kann frei definiert werden und identifiziert ein Dokument in Form einer Dokumenten-ID eindeutig im System - so wie z.B. die Kundennummer eines Kunden.
Anschließend werden die Belege wie gewohnt gebucht und über die Dokumenten-ID (Barcode) mit dem gescannten Dokument automatisch verknüpft.

Zusätzlich erfolgt eine automatische Beschlagwortung mit den Daten aus der Buchung als Basis für eine spätere Recherche.

Die Variante "Spätes Scannen" ermöglicht den umgekehrten Ablauf: erst buchen, dann scannen, verknüpfen und beschlagworten.
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JET FIBU Scan ermöglicht ein Scannen mit geringem Aufwand und hoher Verlässlichkeit. Mögliche Fehlerquellen wie die mangelnde Lesbarkeit eines Barcodes oder der gleichzeitige Einzug von mehreren aneinanderhaftenden Seiten, werden durch die Programmlogik von JET FIBU Scan abgefangen.

JET FIBU Scan setzt einen professionellen Scanner voraus. Er muss in der Lage sein, auch schwach lesbare Belege, unterschiedliche Papierstärken (auch Seidenpapier) sowie diverse Formate (z.B. Bankbelege) zu verarbeiten. Auch das Scannen im Stapel ist dabei eine Selbstverständlichkeit.

Beleg-Aufruf

Alle Dokumente können in digitalisierter Form innerhalb von Sekunden nach verschiedenen Kriterien recherchiert werden. So genügt ein Mausklick im InfoSystem der JET FIBU, der Beleg erscheint am Bildschirm und kann bei Bedarf ausgedruckt werden.

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Darüberhinaus können alle berechtigten Kollegen über das Corporate Network mittels Webbrowser in Sekundenschnelle in der Dokumentendatenbank recherchieren und die Originalbelege einsehen. Der wesentliche Vorteil dabei ist, dass keine Clientsoftware installiert werden muss, es genügt einzig und allein der Internetexplorer.

Arbeitsaufwand und Kosten für das aufwendige Heraussuchen der Dokumente und das Fotokopieren fallen somit weg. Die Option einer Integration mit JET DMS Workflow ermöglicht eine Abbildung von Arbeitsabläufen wie z.B. "Eingangsrechnungskontrolle" unter Einbeziehung von digitialisierten Dokumenten. Es ergibt sich dadurch immer ein aktueller Überblick über den Bearbeitungsstatus einer Eingangsrechnung verbunden mit der Dokumentation von Freigaben, Kommentaren, etc.

Eine Reihe von weiteren Optionen, wie die Verteilung via eMail, permanente Archivierung auf einem optischen Datenträger und viele andere Funktionen, lassen keine organisatorische Möglichkeit außer Acht.