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eInvoice

elektronische Rechnungszustellung mit Signatur

Sicheres eBusiness bringt Einsparungspotentiale für die heimische Wirtschaft.
Geschäftsprozesse elektronisch und durch den Einsatz von digitalen Signaturen sicher abzuwickeln, das ist für jedes zukunftsorientiert wirtschaftende Unternehmen jeder Betriebsgröße von wachsender Bedeutung.

Schematischer Überblick

eInvoice wird endlich zur Realität

Die Umsetzung einer EU-Richtlinie aus dem Jahre 2001 mit einer entsprechenden Änderung im § 11 Abs.2 Umsatzsteuergesetz ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen ab 1.1.2004 elektronisch zu übermitteln - beispielsweise per eMail im PDF-Format – da der Vorsteuerabzug bei dieser Form der Rechnungen dann möglich ist, wenn

• der Rechnungsempfänger dieser Übermittlung zustimmt und
• die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet ist.

Lt. Verordnung NR. 583 vom 23.12.2003 und Erlass 010219/0163-IV/9/2005 von 07/2005 des Bundesministeriums für Finanzen ist die Echtheit und Unversehrtheit dann gegeben, wenn

• die Rechnung mit einer Signatur versehen ist, die den Erfordernissen des § 2 Z 3 lit. a bis d Signaturgesetz entspricht und auf einem Zertifikat eines Zertifizierungs-Dienstanbieters im Sinne des Signaturgesetzes beruht ...“

Data Systems Austria vereint ERP-, Dokumentenmanagement- und eBusiness-Knowhow. Wir sind dadurch in der Lage, Lösungen und Consulting für diesen neuen Themenkomplex in seiner gesamten Bandbreite zu liefern.

Weitere Fakten und gesetzliche Bestimmungen zum .pdf download.

Die Rechnung wird dem eInvoice Server aus dem Fakturierungssystem zur Verfügung gestellt. Das Intake-Service übernimmt die Daten, signiert das Dokument, erstellt ein eMail (sofern nicht schon vorhanden) mit Begleittext und Rechnung als Attachment und versendet dieses an den Kunden.
Das Intake-Service unterstützt unterschiedlichste Formate. So kann z.B. ein fertiges PDF aus den ERP-Systemen übernommen werden.

Eine weitere Variante ist die Übergabe der Daten in XML, PS, PCL und der eInvoice Server generiert daraus auf Basis der darin enthaltenen Fakturendaten wie Kundennummer, Rechnungsnummer, Artikelpositionen etc. sowie einer entsprechenden Formatvorlage die elektronische Rechnung, z.B. im HTML-Format oder auch im PDF-Format.

Der Kunde erhält die elektronische Rechnung inklusive digitaler Signatur per eMail. Zusätzlich besteht natürlich die Möglichkeit, die Rechnungsdaten im XML-Format (z.B. ebinterface-Standard, siehe auch: www.ebinterface.at) als eMail-Anhang mitzugeben, die der Empfänger in sein ERP-System übernehmen kann.

Das signierte Dokument wird beim Empfänger samt dem Nachweis der Signaturprüfung gemäß den Aufbewahrungsfristen archiviert. Dies kann über eine einfache eMail-Ablage - z.B. nach Lieferant - erfolgen, oder über ein eigenes Archivierungssystem.

Wir bieten dafür Lösungen, die die Rechnung in einen Workflow zur Prüfung durch den Sachbearbeiter einbindet und zur Archivierung in ein professionelles Dokumentenmanagementsystem übergibt.

Mit dem Service JET DMS bietet die Data Systems Austria deshalb eine zusätzliche Lösung, die den gesamten Workflow der Eingangsrechnung sowie die Übernahme der Daten im XML-Format in die Warenwirtschaft respektive als ungeprüfte Eingangsrechnung in die Buchhaltung abdecken soll. Die Prozesskette kann dadurch, von der Ausgangsrechnung des Lieferanten über den internen Rechnungsablauf bis hin zur Buchhaltung in der Fibu (Finanzbuchhaltung) und der Zahlung via Telebanking FSi (Finance System integrated), kostengünstig geschlossen werden.

Vorteile für den Rechnungsersteller

• Kosten und Zeitersparnis bei:
  • Rechnungsversand
  • Ablage
  • Recherche
  • Duplikaterstellung etc.

Vorteile für den Kunden

• Zeitersparnis
  • bei der Verarbeitung
  • beim Ablegen, Suchen von Rechnungen
• Platzersparnis durch elektronische Archivierung
• Vermeiden von Fehlern durch elektronische Datenübernahme in sein ERP-System