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Home | Kontakt | FAQ's zu eInvoice Im Folgenden haben wir einige mögliche Fragen und die entsprechenden Erläuterungen für die Empfänger elektronischer Rechnungen zusammengestellt. Falls Sie in Ihrem Unternehmen selbst Rechnungen in Zukunft elektronisch versenden möchten, beraten wir Sie natürlich ebenfalls sehr gerne. Erste Informationen finden Sie hier.
Auf welchen gesetzlichen Grundlagen basiert die elektronische Rechnung? Seit Dezember 2003 ist die elektronische Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen möglich und gesetzlich geregelt. Das Umsatzsteuergesetz (ab 1. Jänner 2004), eine Verordnung (vom 23. Dezember 2003) sowie ein zusätzlicher Erlass des Bundesministeriums für Finanzen (vom 13. Juli 2005) schaffen den rechtlichen Rahmen, um die Voranrechnung der Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug) des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin zu gewährleisten. Basis für die EU-weite Anrechnung von elektronischen Rechnungen ist die EU-Richtlinie 2001/115/EG. Damit ist sichergestellt, dass EU-weit geregelt ist, dass eine elektronische Rechnung nicht veränderbar ist, daher signiert sein muss. Eine umfangreiche und übersichtliche Darstellung finden sie unter help.gv.at
Was ist eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung? Rechnungen, die per Fax oder eMail versendet werden, gelten als elektronisch übermittelte Rechnungen und müssen daher elektronisch signiert werden, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Das bedeutet, dass per eMail übermittelte unsignierte Rechnungen und ein nachfolgender Ausdruck dieser Rechnung keinesfalls zum Vorsteuerabzug berechtigen! Hinweis: Auch Gutschriften, die auf elektronischem Weg übermittelt werden, sind wie Rechnungen zu behandeln. Die elektronische Rechnung muss mit einer fortgeschrittenen oder sicheren Signatur versehen sein um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. In Österreich ist die fortgeschrittenen Signatur gesetzeskonform. Mit der Signatur wird sichergestellt, dass der Aussteller der Rechnung für den Rechnungsempfänger eindeutig erkennbar ist und die Rechnung gegen eine nachträgliche Veränderung geschützt ist.
Muss ich ausdrücklich zustimmen um Rechnungen in elektronischer Form zu erhalten? Der Rechnungsempfänger muss der Rechnungs-Zusendung auf elektronischem Wege zustimmen. Die Zustimmung des Empfängers bzw. der Empfängerin kann ausdrücklich (z.B. schriftlich) oder formlos (z.B. durch stillschweigende Übereinkunft bzw. konkludente Handlung) erfolgen. Sie kann auch nachträglich gegeben werden.
Ich erhalte eine Rechnung per eMail. Wie prüfe ich die Signatur? Durch entsprechende Einstellungen im Adobe-Reader wird beim Öffnen des Dokumentes die Signatur automatisch geprüft, wobei auch eine automatische Überprüfung auf eine allfällige Sperre der Signatur erfolgt. Die Adobe Einstellungen erhalten Sie mit dem Rechnungsmail als zusätzliches Attachment bzw. können Sie hier downloaden.
Muss ich die Rechnung archivieren? In welcher Form und wie lange? Rechnungen sind grundsätzlich sieben Jahre lang aufzubewahren. Das gilt natürlich auch für elektronische Rechnungen. Damit die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten nachgewiesen werden kann muss die Rechnung in elektronischer Form aufgehoben werden. Der Ausdruck auf Papier reicht daher nicht aus! Folgende Möglichkeiten haben Sie:
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sales@datasystems.at