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eInvoice-Archivierung:
Gut Streitdorf verrechnet seine Schweine elektronisch

Die elektronische Rechnungslegung wird künftig Standardbestandteil einer Geschäftsverbindung sein. Lösungen für den Rechnungsversender stehen seit Schaffung der rechtlichen Basis im Jahr 2005 aufgrund des enormen Einsparungspotenzials durch Wegfall von Handling- und Portokosten im zentralen Interesse.

Um den gesetzlichen Auflagen für die Aufbewahrung der signierten elektronischen Ausgangs- und Eingangsrechnungen genüge zu tun, empfiehlt sich ein professionelles, integriertes Dokumentenmanagement. Data Systems Austria bietet eine Lösung, die alle gesetzlichen Auflagen bzgl. Signaturprüfung und Archivierung abdeckt und darüber hinaus einen hohen Automatisationsgrad verwirklicht.

Das Dokumentenmanagement-Modul von JET WORKPLACE übernimmt die Verwaltung und Speicherung aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen unabhängig davon ob sie postalisch oder elektronisch eingehen. Der gesetzlichen Auflage einer revisionssicheren Speicherung von elektronischen Rechnungen wird natürlich Rechnung getragen. Durch die Einbindung der internen Rechnungsprüfung in einen Workflow wird ein Quantensprung an Komfort und Effizienz erreicht.

Kostenenersparnis bei 35.000 jährlichen Ausgangsrechnungen enorm
Die heimische Landwirtschaft setzt in vielerlei Hinsicht innovative Impulse, vor allem in Fragen der Ökologie und Bio-Produktion. Aber auch im Backoffice-Bereich werden neue Wege beschritten wie das Beispiel Gut Streitdorf mit einer durchgängigen Lösung für elektronische Rechnungen zeigt.

Die "Erzeugergemeinschaft Gut Streitdorf", eine der umsatzstärksten agrarischen Genossenschaften Österreichs widmet sich der Vermarktung österreichischer Schweine und Rinder. Insgesamt gehören der Organisation 3.500 landwirtschaftliche Betriebe als Mitglieder an.

Jährlich werden 700.000 Ferkel, 500.000 Mastschweine und 50.000 Rinder vermarktet. Das Rechnungsvolumen ist dementsprechend hoch. Zu den 35.000 Ausgangsrechnungen kommt als Besonderheit des landwirtschaftlichen Umfeldes noch dazu, dass das Gut Streitdorf seinen Mitgliedern den Aufwand der Rechnungserstellung an sich selbst abnimmt und diese in Dienstleistung erstellt.

Rechnet man allein die Portokosten für die ausgehenden Rechnungen kommt man auf die beachtliche Summe von 20.000 Euro. Speziell unter den idealen Rahmenbedingungen einer genossenschaftlichen Organisation liegt es nahe, diesen Riesenposten einzusparen und den elektronischen Weg einzuschlagen. Die Lösung, die gemeinsam mit dem IT-Partner Data Systems Austria realisiert wird, deckt auch den gesamten Bereich der integrierten Dokumentenarchivierung ab.

Gut Streitdorf-Geschäftsführer Johann Engelbrecht sieht darin Vorteile in dreifacher Hinsicht: "Unsere Hauptmotivation ist natürlich die enorme Einsparung. Wir haben vorerst mit 20.000 elektronischen Rechnungen kalkuliert. Das ergibt auf fünf Jahre gerechnet eine Ersparnis von 45.000 Euro wenn man nur die Portokosten berücksichtigt bzw. mindestens 130.000 Euro wenn man auch noch die Druck- und Handlingkosten dazurechnet. Aber es geht uns auch darum, unsere Kapazitäten in der Administration auf sinnvollere Tätigkeiten zu konzentrieren, als uns mit Papierrechnungen herumzuschlagen. Last but not least gewinnen wir durch die elektronische Archivierung auch wesentlich mehr an Komfort bei der Recherche der Belege."

Die Rechnungen werden aus der eigenentwickelten Warenwirtschaftslösung kundenabhängig in herkömmlicher Papierform oder als PDF via eMail ausgegeben und über eine eInvoice-Lösung von DSA vor dem Versand automatisch elektronisch signiert.

Das Gut Streitdorf ist als Rechnungsversender verpflichtet, diese Rechungen auch in elektronischer Form zu archivieren. Als Tool wird der JET WORKPLACE DocumentServer eingesetzt. Durch die Integration mit der JET FIBU werden die Dokumente automatisch verknüpft und beschlagwortet und können nach beliebigen Kriterien sowohl in der Fibu als auch über den JWP DocumentServer recherchiert werden.

Die als Serviceleistungen erstellten Eingangsrechnungen der Mitglieder werden von der Warenwirtschaft zusätzlich als PDF gedruckt und ebenso beschlagwortet, in JET WORKPLACE abgelegt und in der JET FIBU automatisch verbucht. Damit wurde eine runde Lösung realisiert.

August 2006

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