Home | Presse & Success Stories |  Success Stories |  EOS ÖID

EOS ÖID – 6 Kilometer Inkasso-Akten werden auf JET DMS umgestellt

Dokumentenmanagement von Data Systems Austria sichert Wettbewerbsvorteile

Mit ca. 200.000 aktiven Geschäftsfällen zählt die EOS ÖID Inkasso-Dienst Ges.m.b.H. zu den führenden Inkassoinstituten in Österreich. Die damit verbundene Aktenflut hat das Unternehmen durch den Einsatz eines maßgeschneiderten Dokumentenmanagements von Data Systems Austria erfolgreich im Griff.

Mehr als 30 operative Gesellschaften der EOS Gruppe bieten ihre Financial Services in 18 Ländern Europas und Amerikas an. Über 20.000 Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen werden als Kunden betreut. In Österreich zählt EOS ÖID mit 50 Mitarbeitern und einem Forderungsbestand von ca. 3 Milliarden Euro zu den Top-Unternehmen der Branche und bietet neben dem eigentlichen Inkasso-Geschäft eine Reihe von Dienstleistungen, wie das Debitorenmanagement inklusive Mahnwesen oder Informationsservices zur Vorabminimierung von Kreditrisiken über Bonitätsprüfungen bzw. Schuldnerverhalten, an.

Im Banken- und Sparkassensektor ist EOS ÖID die absolute Nummer eins in Österreich. Die einzelnen Geschäftsfälle sind dadurch äußerst heterogen: Vom Jugendlichen, dem Handygebühren oder Onlinekäufe zur Schuldenfalle wurden, bis zu Großfirmen, die ihre Kreditkonten im Millionenbereich nicht mehr ordnungsgemäß bedienen konnten.

Das zu bewältigende Volumen an Schuldnerakten ist dementsprechend gewaltig: ca. 200.000 aktive Akten – das entspricht aneinandergereiht in etwa einem Aktenregal der Länge der Wiener Ringstraße – müssen jederzeit im Zugriff stehen. Jeden Monat kommen durchschnittlich 5.000 neue Akten hinzu. Die gesamte Korrespondenz, alle Aktennotizen, alle Gerichtsunterlagen, kurz jedes Dokument zu einem Geschäftsfall wurde bisher in den Akten physisch abgelegt. Dies stellte nicht nur ein organisatorisches, sondern auch ein logistisches Problem dar. Aktenregale verstellen wertvollen Büroraum, das Heraussuchen und Wiedereinordnen der Akten kostete enorm viel durch unproduktive Zeit.

Mit Praxis-Know-how Umstellung in Rekordzeit

Die Einführung eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems war der nahe liegende Ausweg aus der erdrückenden Aktenflut. Geschäftsführer Herbert Biedermann: "Wir haben nach einem Partner gesucht, der bereits viel Erfahrung in diesem Bereich hatte und uns eine genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnittene Lösung anbieten konnte. Data Systems Austria konnte sich durch die kompetente Beratung sehr rasch von den weiteren Anbietern unserer Erstauswahl abheben. DSA war aus unserer Sicht auch deshalb der richtige Partner, weil sie auf die Lösung von klar umrissenen, abteilungsspezifischen Anforderungen spezialisiert sind und nicht nur auf große unternehmensweite DMS- und Workflowanwendungen."

Der Projektablauf inklusive der individuellen Adaptierungen für die Integration mit der auf einer Caché-Datenbank aufbauenden eigenentwickelten Inkasso-Softwarelösung von EOS ÖID bis zum Echtbetrieb verlief reibungslos und war nach knapp zwei Monaten abgeschlossen.

"Die DMS-Spezialisten des Unternehmens brachten viel Praxis-Know-how aus den unterschiedlichsten Anwendungen mit und ersparten uns dadurch viel Aufwand in der Planungsphase," bestätigt auch der IT-Leiter Alexander Schmit. Alle neu hinzugekommenen Akten werden nur mehr elektronisch abgewickelt und lediglich Gerichtsdokumente wie Urteile und Bescheide werden noch im Original aufgehoben. JET DMS wurde in Caché voll integriert. Über die Funktion Point&Shoot wird direkt aus der Inkassoapplikation über Mausklick der elektronische Akt mit allen eingescannten Belegen aufgerufen. Dadurch kann während eines Gespräches mit einem Kunden oder Debitor der betroffene Akt in Sekundenschnelle aufgerufen werden und steht als Gesprächsunterlage zur Verfügung.

Mausklick statt Aktenwälzen

Der zentrale Zugriff auf alle Dokumente ermöglicht den 25 Sachbearbeiterinnen nicht nur wesentlich effizienteres Arbeiten, auch das Serviceniveau ist durch die sofortige Auskunftsmöglichkeit wesentlich höher.

"Die IT ist ein wesentliches Element unserer Businessprozesse. Wir müssen äußerst flexibel auf Kundenwünsche und Markttrends reagieren und benötigen daher die perfekten Tools, um unsere Strategien zu unterstützen. JET DMS und Data Systems Austria haben unsere Erwartungen voll erfüllt", zieht Geschäftsführer Biedermann ein Resümee des erfolgreichen Projektes.

Juni 2007

zum .pdf download