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Steuer- und handelsechtliche Anforderungen der elektronischen Archivierung

(Quelle: Gastkommentar Mag. Nikola Süssl – PwC Business Solutions GmbH in der Kundenzeitung JET1blick)

Die Anforderungen an elektronische Datenarchivierung sind vielseitig und betreffen nicht nur den IT-Bereich. Um die Risiken rechtzeitig zu erkennen und zu minimieren, sollte die Implementierung als bereichsübergreifendes Projekt durchgeführt werden.

Neben der IT-Abteilung sollten die Bereiche Finance und Controlling sowie gegebenenfalls der Wirtschaftsprüfer an dem Projekt mitarbeiten, um eine maßgeschneiderte und gesetzeskonforme Aufbewahrungsstrategie zu entwerfen. Nur eine umfassende Planung und ein straffes Projektmanagement können den Projekterfolg sicherstellen.
Bei Archivierungsprojekten sind die jeweils anwendbaren rechtlichen Rahmenbedingungen, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und die Implementierung eines angemessenen Internen Kontrollsystems (IKS) zu beachten.

Im Handels- und Steuerrecht sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (z. B. Handelsbücher und Aufzeichnungen, Handelsbriefe, Inventare), die Art, der Ort und die Dauer der Aufbewahrung geregelt. Der Einsatz von optischen Speicherplattensystemen, magnetooptischen Speichermedien (CD, DVD, WORM), Magnetbändern oder Festplatte (z. B. SAN) ist grundsätzlich erlaubt. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang ein "Uralt"-Erlass zu § 11 UStG, der die Archivierung von Rechnungen auf optischen Speicherplatten fordert. In der Praxis werden jedoch auch andere Archivierungssysteme, die nicht auf optischen Speicherplatten archivieren, akzeptiert. Allerdings – da dieser Erlass noch immer rechtsgültig ist – sollte man bei Implementierung eines elektronischen Archivierungssystems das "OK" der Finanzbehörden einholen, um "auf der sicheren Seite" zu sein.

Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einzuhalten. Dabei sind der Grundsatz der Prüfbarkeit und vor allem die Nachvollziehbarkeit der elektronischen Archivierungsverfahren sicherzustellen. Hier sind die Kernbereiche Transformation, Aufbewahrung und Wiedergabe einer Beurteilung zu unterziehen.

• Transformation: Sicherstellung, dass bei Eingabe und Speicherung keine Veränderungen der Dokumente stattfindet
• Aufbewahrung: Sicherstellung der Verfügbarkeit und Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist
• Wiedergabe: Sicherstellung der bildlich bzw. inhaltlich richtigen Wiedergabe.

Adäquate Kontrollen müssen manuelle Eingriffe bzw. Veränderungen des gespeicherten Originals verhindern. Hierzu ist ein entsprechendes Berechtigungskonzept zu implementieren.
Die größten Risikofaktoren in Zusammenhang mit Archivierung sind technologische Risiken, wie der technologische Wandel und die Migration von Altbeständen über den Aufbewahrungszeitraum.
Die Berücksichtigung der Anforderungen und Risiken bereits im Archivierungskonzept trägt maßgeblich zu einem erfolgreichen Archivierungsprojekt bei.

Mag. Nikola Süssl – PwC Business Solutions GmbH – ist CISA (Certified Information Systems Auditor) und arbeitet seit mehr als 4 Jahren bei PwC Wien in der System- und Prozessprüfung. In diesem Bereich hat er maßgeblich an Projekten, die sich mit elektronischer Rechnungstellung, elektronischer Archivierung sowie anderen Querschnittsbereichen von IT und Steuern beschäftigen, mitgearbeitet.